ISO14001认证标准4.4.5条款旨在确保组织对文件的建立和保持能够充分适应实施环境管理体系的需要。但组织应当把主要注意力放在对环境管理体系的有效实施及其环境绩效上，而不是放在建立一个繁琐的ISO14001环境认证文件控制系统。
对ISO14001认证文件进行控制，对于确保满足下列要求具有重要作用:
(1)按相应的组织、部门、职能、活动或联系人来标识文件。
(2)必要时对ISO14001认证文件(不包括记录)进行评审和修订，并在发布前由授权人员审批。
(3)对有效发挥体系功能起重要作用的运行场所都得到相应文件的现行版本。
(4)及时从所有发放和使用场所撤回过时的文件。在某些情况下，如出于法律和(或)保留知识的目的，过时的文件可以保留。

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