在采购文件(包括采购产品的技术质量要求、采购计划及采购合同等) 中，应明确说明ISO9000认证采购信息，需要时包括：
一、产品、程序、过程和设备的批准要求
1、产品批准要求，可包括采购产品的样件认可、验收规范或标准等。
2、程序批准要求，指对供方提交产品的程序中应予以批准的要求，如样件/试生产/批量生产批准程序、见证点设置、停止点设置、放行方式、让步申请等。
3、过程批准是指对采购产品的过程要求，如对涉及到关键特性的过程、特殊过程和外包过程的批准要求。
4、设备批准要求;是指对提供采购产品所必须的设备和特定设备的批准，如对精密孔加工必须用数控磨床或坐标磨床;外包运输时必须的空调设备;必须的检测手段等。
二、人员资格要求
对与采购产品实现过程有关的人员资格的要求，主要针对一些要求有特殊技能的岗位(如耐高压焊缝的焊接人员。炉前分析的光谱检测人员和餐饮业的厨师等级等)。
三、ISO9000质量管理体系要求
通常采购产品含有关键和重要特性时，要求供方达到ISO9000认证新版标准要求，或对所涉及的过程或活动按ISO认证审核标准要求进行控制。
在与供方沟通前，组织应确保(如进行审批) 所规定的要求是充分的(无遗漏)和适宜的(可行)。

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