组织应对ISO9000认证外来文件的控制形成相应的程序，并保证其按照文件控制程序来执行：
1、各部门应将收到的ISO9000认证外来文件及时交于总经理办公室文书先在《收文登记薄》上进行登记备案，再由总经办办事员扫描或以其他方式形成电子文档通过总经理办公室系统“发文流程”进行操作，报总经理审批后发放给相关部门和人员。对于不能形成电子文档的文件，文书应填写《文件传阅单》和按文件内容加具拟办意见，然后按拟办意见送公司总经理批示后送到相关人员进行传阅，相关人员阅后应在《文件传阅单》上签字。
2、上级部门颁布的各类ISO9000认证法律法规、规程、标准等书籍，各使用部门在收到后应先到总经理办公室文书处进行登记和加盖公司图书章后再办理领用手续。
3、凡代表公司参加各种会议带回的文件，按上述第1条款进行操作。

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