公司对ISO9001认证文件的发放及规定、接收与标识，应遵循ISO9000认证文件控制，主要做好以下内容。
1、质量手册和程序文件均保存在公司外贸业务管理信息系统的质量文件中，公司员工均可以测览、使用。其他文件由归口管理决定该文件的发放范围和数量。发放时填写《文件发放/收回记录表》，在文件的首页填写分发号，由领用人签收。
2、质量手册经管理者代表批准后，可以发给顾客和认证机构等。程序文件未经管理者代表批准不得向非公司人员提供测览或下载。质量计划和作业指导书在任何情况下都不得对外提供。
3、收到发放的文件，收发员要在本单位的《文件接收登记表》上进行登记。
4、质量管理体系文件的标识按《质量管理体系文件编制作业指导书》的要求办理。以公司名义发放的其他文件，由总裁办公室负责按有关规定进行编号。
5、总裁办公室制订并保存全公司ISO9001认证受控文件的目录，各单位应制订并保存本单位受控文件的目录。
6、受控文件应加盖"受控"印章，并编号登记发放，以确保公司各单位和工作现场得到的文件必须是适用的有效版本文件。
7、过期、失效或作废的文件，应加盖"作废"印章，若需保留的应加盖"保留"印章。凡存档的文件应加盖"存档"印章。
8、ISO9001质量认证外来文件应识别其有效性和适应性，应加盖"有效"印章，并控制其分发和更新。

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