文件是ISO9001认证体系中不可缺少的一部分，没有文件的质量管理体系是不科学和合理的，因此组织应严格做好ISO9001认证文件的使用和管理工作：
1、各部门应确定一名文件管理员（可兼职），负责本部门文件和资料的收发与管理工作。
2、凡公司内部使用的文件（包括提供给供方的文件），均为受控文件，均应按照ISO9000认证文件控制进行管控，各部门及有关人员必须妥善管理，不得外借、涂改、复制。
3、各文件使用人员应正确领会和使用自己所需的文件或资料，如有不明之处应及时提出，并视内容分别由企管部或技术研发部负责解释。
4、若文件破损严重或丢失，使用人应到相应的控制部门办理补发手续，并收回破损文件。
5、对下列文件和资料，相应的控制部门应及时进行归档保存，并填写《文件归档登记表》
a、编制ISO9001认证文件时所依据的主要文件和资料。
b、经批准实施的文件和资料母本。
c、需留存参考的原旧版文件和资料。
d、为我所用的外部文件和资料。
6、ISO9001认证外部文件及信息资料的接收情况，相应的控制部门应及时在《文件归档登记表》上进行登记，对可直接为公司所用的，按本文件规定进行发放、更改和收回控制。
7、各部门应经常对文件的各使用场所进行检查和监督，确保文件保持清晰和获得方便，并及时收回失效或作废的文件，防止作废文件的非预期使用。
8、销毁作废文件时，相应的文件控制部门填写《文件处理清单》，报管理者代表审批后，采取焚烧或机器碎纸等方式进行销毁，并将销毁情况在《文件处理清单》上作好记录，该记录按照ISO9000认证记录的控制工作进行相关保管。

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